Комплекс оборудования любого конференц-зала условно можно разделить на несколько подсистем.

1. ЗВУКОВОЕ ОБОРУДОВАНИЕ - ПОДСИСТЕМА ЗВУКОУСИЛЕНИЯ, ЗВУКОВОСПРОИЗВЕДЕНИЯ И ЗВУКОЗАПИСИ.

Источниками звука в системе звуковое оборудование в конференц-зале являются:

• микрофоны конференц системы или отдельные микрофоны
• президиума конференции
• микрофоны трибуны или рабочего места докладчика
• выносные микрофоны на микрофонных стойках для аудитории
• компьютеры презентационной системы
• видеомагнитофон, DVD-проигрыватель презентационной системы

Все источники звука системы звуковое оборудование подключены через микшерcкий пульт и процессоры обработки звука (эквалайзеры, компрессоры, линии задержки и т.п.) к системе звукоусиления, состоящей из усилителей мощности и комплекта акустических систем.

Все чаще микшер и другое звуковое оборудование (устройства обработки звука) объединяются в так называемых «программируемых звуковых платформах», соединяющих в себе функции матрицы, микшера, звуковых процессоров. Подобные устройства обеспечивают функциональную и структурную гибкость системы звуковое оборудование, что особенно важно в многофункциональных залах при различных сценариях их использования. Хотя внешне такие устройства кажутся сложными, они легко управляются даже неподготовленным персоналом благодаря возможности установки настенных панелей управления с простым пользовательским интерфейсом.

Выход микшера (или звуковой платформы) связан также с такой составляющей системы звуковое оборудование как система звукозаписи (на жесткий диск компьютера или магнитофон), а также с системой телеконференции для связи нескольких конференц-залов в единую систему.

Следует отметить, что системы телеконференции (системы видеоконференции или аудио) все чаще применяются в государственной и корпоративной практике. Поэтому необходимым устройством для обеспечения качественного звука при работе системы телеконференции является такое звуковое оборудование как процессор-подавитель «эха». Данный процессор обеспечивает также телефонную связь участников заседания с любым абонентом телефонной сети.

2. ПОДСИСТЕМА ОТОБРАЖЕНИЯ ВИДЕО- И КОМПЬЮТЕРНОЙ ИНФОРМАЦИИ НА ЭКРАНАХ КОЛЛЕКТИВНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

В качестве экранов коллективного пользования могут применяться:

• проекционные экраны (для фронтальной или задней проекции)
• плазменные панели
• плоские мониторы (LCD)

К проектору (плазменной панели, монитору) через блок коммутаторов подключены следующие источники информации:

• основной презентационный компьютер – для демонстрации компьютерных презентаций (в том числе с дискет и CD-ROM) и видеофильмов с DVD;
• дополнительный компьютер (ноутбук) докладчика;
• видеомагнитофон, DVD-проигрыватель;
• презентатор (камера для документов и слайдов)
• ТВ камеры для показа докладчика крупным планом на большом экране.

Кроме того, в коммутаторе имеются входы для подключения дополнительных источников информации (дополнительных ТВ камер, тюнера спутникового ТВ, кодека  системы видеоконференции, системы телеконференции и т.д.).

Основной коммутатор обычно кроме коммутации осуществляет преобразование всех входящих сигналов (VGA, композитного видео, S-Video и др.) в единый формат – RGBHV. Это позволяет упростить разводку сигналов по залу и подключить к выходу коммутатора дополнительные дисплеи, дублирующие информацию, отображаемую на основном экране. Такие дисплеи (плазменные или LCD) обычно устанавливаются перед председателем или президиумом совещания, в комнате прессы и т.д.

На рабочем месте докладчика часто устанавливается дополнительный коммутатор VGA для оперативной коммутации ноутбука и презентационной камеры во время доклада.

 3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОБОРУДОВАНИЕМ.

 Подсистема позволяет управлять всем оборудованием (проектор, видеомагнитофон, презентационная камера, звукоусиление, свет, шторы, кондиционер и т.д.) при помощи единого переносного пульта с ЖК управляющим экраном и системой разветвляющихся меню с символами и текстовыми подсказками. Система управления оборудованием легко программируется под конкретного пользователя. Можно запрограммировать целые сценарии (например, одновременное изменение многих параметров звукового оборудования) осуществляемые нажатием одной кнопки.

Достоинством такой системы управления оборудованием является простота, не требующая наличия высококвалифицированного персонала. Оборудованием может управлять сам докладчик, или его помощник, или председатель. Возможно построение системы управления оборудованием, при котором управление сводится на персональный компьютер оператора.

СОВРЕМЕННЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИОННЫЕ КОМПЛЕКСЫ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ ДОЛЖНЫ ОБЕСПЕЧИВАТЬ:

1. Представление на большом экране коллективного пользования презентационных материалов на разнообразных носителях (компьютерные материалы, видеозаписи на кассетах и лазерных дисках, документы на бумажных и пленочных носителях, фотослайды).
2. Возможность подключения к презентационной системе разнообразных источников информации (стационарный и мобильные компьютеры, видеомагнитофон, DVD – проигрыватель, приемники эфирного и спутникового ТВ, видеокамеры, кодек системы видеоконференции или телеконференции).
3. Возможность связи данного зала совещаний с другими залами с помощью средств системы аудио- и  системы видеоконференции (системы телеконференции)
4. Высококачественное звуковое оборудование должно обеспечивать звукоусиление, звуковоспроизведение и звукозапись совещаний с использованием современных технологий обработки звука. Обеспечение синхронного перевода при проведении международных конференций (совещаний).
5. Использование единого пульта управления оборудованием зала (видео и звуковое оборудование, свет, зашторивание, экран, кондиционер и т.п.) с доступным пользовательским интерфейсом.